Aprenda 10 hábitos de como gerir melhor o seu tempo

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Você chega no final do dia com aquela sensação de que não fez tudo?

Bem vindo ao clube! Com a correria do dia a dia sentimos a sensação de que para cumprirmos todas as nossas tarefas o nosso dia deveria ter 48 horas. 

Segundo pesquisa do International Stress Management Association Brasil, 60% dos brasileiros dizem sofrer com a sobrecarga de tarefas ao longo do dia.O mesmo instituto revelou ainda que o Brasil é o segundo país mais estressado do mundo. Entre as causas, adivinhe só, está a escassez de tempo.

É  imprescindível criar uma rotina para a realização de tarefas e demandas, de modo que a produtividade e a eficiência sejam mantidas sem perder a qualidade de vida no trabalho, sendo necessário fazer a gestão do seu tempo. Assim, isso pode ajudar tanto você quanto sua equipe a alcançar o progresso desejado.

Com o celular sempre à mão e muitos e muitos aplicativos que se inseriram em nosso cotidianos, também surgiram os “ladrões de tempo”, que muitas vezes desperdiçam o nosso tempo. Entre os principais estão: 

???? Redes sociais.

???? Games. 

???? Distratores.

???? Aplicativos de conversas.

Muitos desses aplicativos são essenciais até para o trabalho, mas se usados em excesso podem sabotar o seu tempo e atrapalhar suas atividades. Para que você não entre na estatística daqueles 60%, e deseja administrar melhor suas tarefas e aumentar sua produtividade, reunimos 10 hábitos para você gerir melhor o seu tempo.

1. Planejamento

O primeiro passo, sem dúvidas, é fazer um planejamento. Sem ele, você corre o risco de assumir mais tarefas do que, realmente, consegue executar Mas, por outro lado, quando você tem um cronograma de todas as suas atividades,  aumentam as  chances de ter uma maior  produtividade, além de conquistar os resultados esperados.

Por isso, reúna todas as atividades que precisam ser cumpridas. Pode listá-las em um papel ou em uma planilha, como preferir. É importante que você coloque os seus afazeres de uma forma que fique fácil visualizar e classificar.

Uma boa forma de fazer isso é usar cores e símbolos. Sempre que finalizar uma tarefa, por exemplo, pinte-a de verde ou, então, insira um sinal de check. Faça o mesmo com as que estão atrasadas e em espera. 

No seu planejamento, além da relação do que precisa ser feito, é fundamental conter os prazos. É importante defini-los corretamente para que sejam seguidos à risca.

2. Definição de metas

Onde estarei daqui a 10 anos?                                                                                                          No que deveria investir as minhas economias? 

Qual deve ser a prioridade na minha empresa?                                                                                      Em qual setor o negócio deve concentrar esforços?

São dúvidas comuns para quem empreende, e para conseguir as respostas é preciso ter todo um planejamento. É neste momento que as metas entram, elas são fundamentais para traçar um caminho a ser percorrido. Contribuindo com o foco e perseverança do time, quando atingidas, promovem a sensação de dever cumprido.

Portanto, para controlar melhor o seu tempo, estabeleça algumas delas. Mas, atenção: as metas precisam ser possíveis de se executar. De nada adianta propor desafios inalcançáveis conforme sua realidade. 

Você pode usar o conceito SMART para auxiliá-lo na criação das suas metas. Esta ferramenta  estabelece critérios para a definição de objetivos, sejam eles de ordem pessoal ou profissional, individuais ou coletivos,  no caso de empresas.

O conceito é um acrônimo, ou seja, formado a partir da letra inicial de cada um dos seus atributos na língua inglesa, que são Specific (específico), Measurable (mensurável), Attainable (atingível), Relevant (relevante) e Time based (temporal).

3. Fixar prazos

Não podemos deixar de falar sobre prazos. Se esse é um assunto que lhe traz preocupação, é melhor se acostumar. Afinal, é impossível viver sem datas e horários para cumprir.

Você mais do que ninguém deve ser capaz de avaliar o prazo que irá levar para concluir uma tarefa específica. Ferramentas de produtividade podem ser de grande ajuda neste caso. Use-as e fique atento para, de preferência, terminar a tarefa antes do prazo final.

É importante também cronometrar as atividades habituais para ter uma noção de quanto irá demorar para realizar nas vezes seguintes. Assim, é possível se programar para cada uma delas. 

Para aquelas que nunca foram feitas antes, a alternativa é mesmo prever. Baseie-se em incumbências similares que já tenham sido executadas. Isso ajudará a definir o prazo adequado.

De todo modo, é sempre importante fazer uma projeção com alguma margem de segurança.Esse tempo extra é fundamental para resolver algum “pepino” que possa surgir no caminho.

E, se você acabar antes do previsto, pode iniciar a próxima atividade um pouquinho antes, certo? Assim, você assume o controle do tempo em vez de se tornar refém dele.

4. Agendamentos

Você é o tipo de pessoa que tem aquela memória de elefante e sabe tudo de cabeça?  

Bom, que ótimo se a sua memória nunca falha. Mas, não podemos contar sempre com a sorte, não é? Por essa razão, vale sempre anotar os compromissos e reuniões. 

Para isso, há uma série de aplicativos que podem te ajudar a se organizar com o tempo e agendar tarefas mais rapidamente, realizando um bloqueio em sua agenda para que ninguém marque compromissos para você em determinado horário.

Um deles é o Google Agenda que oferece uma infinidade de funcionalidades, tornando processos e tarefas mais lógicas e práticas. Ter uma agenda on-line é uma ótima opção, porque seus compromissos ficam mais organizados e você pode estabelecer alertas, que ajudarão a lembrar de todas as suas marcações.

5. Faça mais escolhas

Faça uma reflexão sobre todas as suas tarefas. Você precisa mesmo realizar tudo o que está na sua lista? É possível escolher o que você quer cumprir?

É claro que muitos deles são deveres e não podem ser deixados de lado, mas, certamente, você encontrará alguns dispensáveis. É preciso priorizar alguns deles em detrimento de outros, que vão custar o seu tempo. 

Faça escolhas estratégicas, que realmente são fundamentais para a operação do seu negócio. Outro ponto importante é aprender a dizer “não” quando você está atarefado demais ou não tem interesse genuíno em uma proposta. 

6. Priorize as tarefas

Você sente que está sempre correndo contra o tempo? Ou com a sensação de que no final do dia não fez tudo? O segredo é priorizar, e uma boa forma de fazer é classificar as tarefas por ordem de importância e nível de urgência.

Classifique as tarefas por ordem de importância e nível de urgência. Comece pelas mais importantes e mais urgentes. Depois, realize as mais importantes, mas nem tão urgentes. 

Em seguida, assuma as mais urgentes, mas não importantes. E, então, deixe para o fim as que não são importantes, nem urgentes. Por isso, é importante classificar suas prioridades, a fim de que as tarefas mais urgentes sejam realizadas primeiro. Assim você otimiza o seu tempo e fica em dia com os seus prazos. 

7. Delegue tarefas

Um dos principais desafios em uma empresa é distribuir tarefas entre o time. Para isso, é  preciso conhecer as habilidades de cada membro da equipe, de maneira que ele exerça as atividades com eficácia e produtividade necessária.

É fundamental delegar atividades para evitar a sobrecarga de trabalho e a falta de tempo para exercer as funções exigidas, afinal, é o que acontece quando um líder centraliza todos os processos.

Esse é um hábito que precisa ser adotado. Afinal, ninguém dá conta de tudo sozinho. 

Peça apoio dos colegas, da família, dos líderes e dos seus colaboradores sempre que houver necessidade.

8. Fuja da procrastinação

A procrastinação muitas vezes nos pega de jeito. Afinal, quem nunca deixou para amanhã o que poderia ser feito hoje? 

O fato é que devemos evitar ao máximo para que ela não se torne um hábito. Se não tratado, o vício da procrastinação aumenta a carga de estresse do indivíduo. Com a percepção de que está “empurrando com a barriga” vem a vergonha, a autocrítica e mais uma série de sentimentos negativos que impactam na saúde mental e física do procrastinador.

Portanto, para evitar que aconteça, tome alguns cuidados. Fuja de distrações e de tudo que te tira o foco, como as redes sociais, televisão, mensagens no celular e cafezinhos fora de hora com os colegas de trabalho. 

9. Faça pequenas intervalos de descanso

As pausas durante a rotina precisam ser estratégicas. Isso quer dizer que, além daquelas necessárias para alongamento e descanso, você precisa parar por alguns períodos para recuperar a criatividade e a disposição.

A técnica Pomodoro, surgiu justamente para isso. Ela te ajuda a trabalhar em intervalos de tempo curtos intercalados com descansos entre as sessões de trabalho. A estratégia Pomodoro de gestão do tempo é particularmente útil porque encoraja ativamente a criação de intervalos de descanso regulares, o que favorece a motivação e beneficia o seu cérebro.

A técnica se baseia na ideia de que dividindo o nosso fluxo de trabalho em blocos de concentração intensa, conseguimos melhorar a agilidade do cérebro e estimular nosso foco. Em outras palavras, melhoramos nossa gestão do tempo e ficamos mais eficientes.

Atualmente existem outros sites e aplicativos para aplicar a técnica como: Tomato Time, Pomodoro Time, Pomodoro Keeper, Focus Keeper, entre outros. 

10. Separe um tempo para você mesmo.

Essa dica vem do ex-presidente dos Estados Unidos, Barack Obama. Durante os oito anos à frente da Casa Branca, Obama desenvolveu uma rotina de hábitos para ter maior produtividade. 

Um deles é manter uma rotina atividade física todos os dias, tirar o corpo da inércia não é fácil, principalmente para quem é sedentário. Mas comece aos poucos, no seu ritmo,isso vai te dar mais energia e disposição para que a sua semana seja mais proveitosa.

Outra hábito de Obama é tirar um tempo para si, ficar com a família e amigos. Afinal, ninguém é de ferro, por isso é importante separar um tempo para relaxar a mente e 

Além de te tranquilizar isso vai 

Conclusão

Mantendo estes hábitos você vai conseguir gerir melhor o seu tempo. Não tem segredo, o principal é ter disciplina e utilizar as ferramentas corretas, assim fica bem mais simples de encontrar o equilíbrio entre profissional e pessoal na sua empresa, organizando as atividades diárias, e consequentemente, sendo mais produtivo.

Com um planejamento diário, é possível estabelecer uma rotina e organizar as tarefas por prioridades, e assim, melhorar o ambiente de trabalho e o gerenciamento de tempo do seu time.

Podemos concluir que, o gerenciamento de tempo e produtividade andam lado a lado, e quando você encontra formas de equilibrar esses dois aspectos, sua rotina se torna mais produtiva e com maior motivação.